America
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導入事例 Nippon Steel Trading Americas, Inc. 様
統一性のない承認プロセスをKintoneに置き換え、スムーズかつわかりやすいプロセスを実現
導入したサービス
目次
Kintoneを使って承認プロセスを簡易化
課題
申請・承認フォーマットをエクセルで管理し印刷して提出、またはEmailに添付していたが、
- 承認者は、多くのEmailを受信するため、承認申請が埋もれやすかった。また、承認者の出張中は、承認プロセスを回すのに時間がかかっていた。
- 承認プロセスがどこまで進んでいるのか、ステータスが把握できない。
- 紙を印刷して申請を出す人もいれば、Emailに添付する人もいて、統一性がなかった。さらに、領収書のファイルを経理が印刷するため、手間がかかっており非効率だった。また、拠点が多地域に分散しているため、レシートなどの原本管理が煩雑になっていた。
- 承認内容によって承認経路が変わるため、その都度、人事総務への確認が絶えなかった。特に、定期人事異動後は、問い合わせが殺到していた。
- 申請者の保存先は保存方法が定まっていなく、監査の際、申請データの確認に膨大な工数がかかっていた。
Kintoneの導入により解決したこと
- どこでも承認作業ができるようになったため、スピーディーな決裁が可能に。
- 承認ステータスを一覧で確認できるため、プロセスが止まっている承認者にリマインドをすることが容易に。
- ペーパーレスの実現により経理部門の工数が大幅に削減。
- 事前に承認経路が設定されているので、申請者は遅滞なくプロセスを進めるようになった。
- 人事総務への承認経路に関する問い合わせも皆無となった。
- 監査など、必要な時にいつでも申請者をスムーズに確認できるようになった。
Kintone採用の理由と経緯
2018年当時、経理や人事に関わる総務業務のデジタル化が課題だった。当時は、事前申請がなく、清算申請もタイムエリーになされていないなど、業務の停滞が散見されていた。また、2社の合併後、決裁フローがダブルスタンダードとなり非効率だった。
カンパニーポリシーや政府のガイドラインの変更や改訂に合わせてフローをシステム化するのが難しいため、長年、エクセルのフォーマットにて承認プロセスを運用してきた。承認案件ごとにフォーマットがあり、その管理が煩雑化していた。
Kintoneを使えば、さまざまなフォーマットをひとつのKitnoneアプリにまとめられるので、申請者も承認者もわかりやすくなった。複雑化した業務フローを反映させられ、かつ、フローの変化にも対応できるシステムとしてKintoneを採用した。
出張申請と経費清算から導入し、エンドユーザーがKintoneに慣れてきた半年後に、他の分野にもKintoneの活動範囲を広げた。
Kintone導入後の展開
長く在籍しているメンバーやマネジメント層など、これまでのやり方を変えることにかなり抵抗があった。そこで、導入初期段階では、出張申請や経費申請など、Kintoneからしか申請できないようなルールを定めた。そうすることで、みんなKintoneを使うようになり、現場からたくさんのフィードバックがあがってくるように。その意見を汲み取ってアプリの改善を進め、現場が求める使いやすいアプリが完成。Kintoneに慣れてきたころ、第二フェーズとして与信管理などのヘビーな運用にもチャレンジ。Kintoneに慣れてきたこともあり、スムーズに利用が浸透していった。
COVID-19状況下においても、発生以前からKintoneを使っていたこともあり、急な在宅勤務ニーズにも混乱が少なくスムーズに移行できた。
その後、米国内の関連会社やメキシコ法人にもKintoneでの承認・申請管理を勧めたところ、両社とも導入に至った。グループ会社とともに、デジタル化の推進にKintoneが旗振り役となっている。
本Kintone導入担当者
Shohei Saeki
Credit Manager, HR & Admionistration Support
| ※ | 掲載された情報は、取材日当時のものです。 |
お客さまプロフィール
Nippon Steel Trading Americas, Inc.
本社 |
200 N. Martingale Road, Suite 801, Schaumburg, IL 60173 |
設立 |
1977年 |
2019年4月1日、日本製鉄グループの商社である日鉄物産株式会社の米州子会社として、Nippon Steel & Sumikin Bussan Americas, Inc.からNippon Steel Trading Americas, Inc.へ商号を変更。「鉄鋼」「産機インフラ」「食料」の3つの事業を複合的に展開している。
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