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導入事例 Takasago Engineering Mexico, S.A. de C.V. 様

紙とエクセルで管理していた申請業務をKintoneで一元管理。承認プロセスまでもKintoneで管理し、作業効率の大幅向上を実現


導入したサービス

目次

Kintoneを使って仕事を大幅に効率化

課題

 購入申請や契約関連の申請業務を紙とエクセルで管理していた。承認プロセスは書類にて申請していたため、記載内容をエクセルのテンプレートに転記する作業が発生する。重複作業が多くなり、非効率な運用となっていた。また、誰がどの作業をおこなっているのか、どこで承認プロセスが止まっているのか、などのステータスの把握も困難だった。そのため、社内の非生産的な社内コミュニケーションが多くならざるを得なかった。他にも、営業データの収集・分析がエクセルに保存されており、貴重なデータが有効活用されずにいた。

Kintone導入の効果と今後の展開

 プロジェクト管理アプリをもとに、各種承認系のアプリと紐付け、社内で迅速な承認フローを実現できた。POアプリでは、社内承認用のドラフト申請後、承認されたものに関して営業管理担当者がPOをKintoneから発行。契約管理アプリでは、プロジェクト開始時における契約を確認し、契約金額により承認ルートが異なるため、二つのアプリに分けて管理した。ある程度の金額以上のプロジェクトには、予算シートの承認も必要となる。こうした複雑な承認フローだが、複数のアプリを連携させ、シームレスに承認プロセスを回せるようになった。

 承認プロセスのステイタスは、Kintoneアプリの一覧画面ですぐに確認できる。仕掛かり中が何件か、誰のところで滞っているか、どれが完了したものか、リアルタイムに把握できる。承認後、経理担当者にプロセスが進むと、そのステイタスになって初めてPOをKintoneアプリから発行が可能になる。申請から承認までの時間を大幅に短縮しただけでなく、ステイタスの見える化までも実現できた。

 Kintoneアプリで見積もりから成約までのデータを一元管理したことにより、日々の活動が蓄積。個別にデータを集計し、グラフを作ることも不要となった。あらかじめ設定したグラフをワンクリックで可視化。その結果、即座に営業動向を分析できるようになり、社内で議論するための欠かせない情報源となっている。

 現在、法務関連の資料など、社内のさまざまな文書が分散された場所に格納されている。今後は、文書管理など、細々した業務をKintoneに取り込みたい。また、メキシコ現地法人の現地採用社員にもKintoneを契機として業務改善のマインドを根付かせていきたい。

Kintone採用の理由と経緯

 業務の効率化を検討する中で、社内プロセスの見える化が最重要課題だった。書類とエクセルファイルに転記する重複作業をなくすためには、情報の一元管理が不可欠。転記作業が削減できれば、転記ミスもなくなり、その確認作業も軽減される。Kintoneを導入すれば、アプリに登録したデータをオプションサービスに連携させ、ワンクリックで帳票出力ができる。また、申請から承認までをアプリ内で完結するため、迅速な承認フローが実装でき、生産性向上につながると導入を決断した。

Kintone導入担当のElizabeth Gutierrez樣 (Leader, Admin Dept)

 掲載された情報は、取材日当時のものです。

お客さまプロフィール

Takasago Logo

Takasago Engineering Mexico, S.A. de C.V.

本社

Santa Fé, 76230 Juriquilla, Querétaro, Mexico

設立

2014年

高砂熱学工業株式会社のメキシコ現地法人として2015年に設立。メキシコ中央部のケレタロ市に拠点を設け、空調・衛生・電気設備工事・建築工事の設計・施工ならびに機器・材料の仲介業務を担っている。自動車関連、航空機、家電、医療機器など多岐にわたる産業分野をターゲットに、空調技術の基盤確立事業から総合エンジニアリング企業へと発展している。

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