導入事例 Kobelco - Kobe Steel USA Inc. -様

エクセル化していた作業をKintoneに置き換え。作業効率の向上とクラウドを利用したファイルの整理整頓を実現

エクセル化していた作業をKintoneに置き換え
作業効率の向上とクラウドを利用したファイルの整理整頓を実現

小さな成功を着実に積み上げ、大きな成功に繋げる

導入したサービス

Kintone

Kintoneを使って仕事を大幅に簡易化
Kintone採用の理由と経緯
本Kintone導入に携わったチーム (2023年4月時点)
お客さまプロフィール

Kintoneを使って仕事を大幅に簡易化

課題

給与や福利厚生に関わる業務のほとんどをエクセルで管理していた。従業員管理に必要な情報をEメールや電話などで収集し、エクセルのテンプレートに入力して管理。まとめた情報をHRアウトソーシング会社および日本本社とも共有していたが、変更のたびに、エクセルが行き来するため、多くのファイルが散在して、管理が煩雑になっていた。

また、エクセルの数式を使って、滞在許可証や労働許可証などの更新日を計算していたが、各従業員との連絡は個別にEメールにてアナウンスしていた。

Kintone導入の効果と今後の展開

アプリ内でアクセス権をレコードごとに付与できるため社員が自分で情報を更新できる。そして、設定された日程に則って、自動的に当該社員へ告知がされる。HRが情報を収集し、HRアウトソーシング会社と従業員とのつなぎ役をやっていたが、その必要がなくなった。HRは更新されたものを確認するだけで済むようになった。そして、HRアウトソーシング会社を雇う必要もなくなった。
　導入後、HRに関する従業員からの質問が多いため、問い合わせシステムとしても活用を開始。内容によっては、HRと当該社員しか見れないようにもできるし、公開してナレッジシェアリングとして役立たせることもできる。その設定が、ワンクリックで公開か非公開かをHRが選択できるので、業務の効率性が飛躍的に向上した。

　Kintoneを他のクラウドプラットフォームとつなぐことによって、さらなる業務のシームレス化を進める。また、全米に10数社あるグループ会社への展開を視野に入れたい。

Kintone採用の理由と経緯

　情報システムに不安なITの素人でも、アプリ作りに参画できるのがKintoneの魅力。大きいシステムを作って失敗すると組織的なトラウマになる。Kintoneは、何をやりたいかを明確に持っている現場のリーダーにとって、やりたいことを迅速に具現化する絶好のツールだ。

　まず、Kintoneアプリをデザインする前に、現状の社内ルールを整えた。例外処理をやめて、仕事の進め方を見直し、業務の標準化をしてからKintoneアプリに落とし込んだ。ちょっと変えるとちょっと良くなる。それを繰り返していく。Kintoneは、小さな成功体験を繰り返していくのに適したツールだ。Kintone導入に際しては、最もシンプルで、ほぼ毎日使うことになる勤務管理から開始した。Kintoneに慣れた頃を見計らって、アプリの活用領域を徐々に広げた。